Darf man Offerten und Rechnungen einer vor fünf Jahren abgeschlossenen Baustelle entsorgen? Der Schweizer Grundsatz ist einfach, doch die genaue Berechnung der Frist überrascht fast jeden: Nie zählt das Datum des Dokuments, sondern das Ende des Geschäftsjahres, in das es fällt.
Die Regel: 10 Jahre, ab Ende des Geschäftsjahres
Art. 958f OR schreibt vor, Geschäftsbücher, Belege (einschliesslich ausgestellter und erhaltener Rechnungen), Geschäfts- und Revisionsberichte zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt nicht am Datum auf dem Dokument, sondern am Ende des Geschäftsjahres, auf das es sich bezieht.
Das Beispiel, das die Berechnung verständlich macht
Eine Rechnung vom 15. März 2026, für ein Unternehmen mit Geschäftsjahresabschluss am 31. Dezember, muss bis zum 31. Dezember 2036 zugänglich bleiben, nicht bis zum 15. März 2036. Neun Monate mehr, als die meisten Leute instinktiv berechnen.
Welche Dokumente betroffen sind
An Kunden ausgestellte Rechnungen sowie von Lieferanten/Subunternehmern erhaltene Rechnungen
Angenommene Offerten, die als Vertragsgrundlage dienen (der Baustellenbuchhaltung zugeordnet)
Geschäftsbücher und Belege im weiten Sinne
Geschäfts- und Revisionsberichte, sofern vorhanden
Papier oder digital: was das Gesetz tatsächlich akzeptiert
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Datenträger vor: Papier, elektronische Form oder jede gleichwertige Form sind zulässig, sofern der Bezug zu den betreffenden Geschäftsvorfällen gewährleistet bleibt und die Zugänglichkeit während der gesamten gesetzlichen Frist sichergestellt ist. In der Praxis wird eine gut gesicherte digitale Aufbewahrung breit akzeptiert und lässt sich unendlich schneller wiederfinden als ein an einem Nachmittag der Steuerkontrolle durchsuchter Stapel Papierordner.
Warum das über die Pflicht hinaus wichtig ist
Eine Offerte oder Rechnung einer mehrere Jahre alten Baustelle schnell wiederzufinden, dient weit über die gesetzliche Konformität hinaus: ein wieder auftauchender Gewährleistungsstreit, eine Steuerkontrolle, oder einfach ein Kunde, der eine Kopie eines alten Dokuments erneut anfordert. Eine nach Baustelle geordnete, durchsuchbare Ablage erspart es, Jahre später eine Festplatte oder ein E-Mail-Postfach zu durchsuchen, oft im ungünstigsten Moment dafür.
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