Die Rechnungsnummerierung ist nicht nur eine Frage der Ordnung: Sie ist einer der ersten Punkte, die bei einer Kontrolle der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) geprüft werden. Eine durchgehende, chronologische Serie beweist, dass keine Rechnung ausgestellt und dann verschwiegen wurde; eine lückenhafte oder unsortierte Serie wirft sofort eine Frage auf.
Die einzuhaltenden Grundregeln
Jede Rechnung muss eine eindeutige Nummer tragen, die nie wiederverwendet wird — auch nicht nach einer Stornierung
Die Serie muss chronologisch bleiben: Eine neuere Nummer darf nie einem früheren Datum als eine vorangehende Nummer entsprechen
Eine stornierte Rechnung muss in der Serie sichtbar bleiben (mit der zugehörigen Gutschrift), nicht einfach aus dem System gelöscht werden
Ein einheitliches Format (zum Beispiel 2026-001, 2026-002…) erleichtert Nachverfolgung und Kontrolle, ohne eine strikte Formvorschrift zu sein
Eine «Lücke» in der Nummerierung ist nicht automatisch Betrug, sofern man sie erklären kann
Eine vor dem Versand stornierte Rechnung kann zum Beispiel legitim eine ungenutzte Nummer hinterlassen. Entscheidend ist, den Grund nachweisen zu können — mit einer Gutschrift oder einem zugehörigen Beleg.
Das konkrete Risiko einer schlecht verwalteten Nummerierung
Mehrere getrennt verwaltete Rechnungsserien (zum Beispiel ein manuelles Heft parallel zu einer Software) sind der häufigste Fehler bei kleinen Unternehmen. Jedes System erzeugt seine eigene Nummerierung, was zu Duplikaten oder unerklärlichen Lücken führt, sobald alles für die Jahresbuchhaltung zusammengeführt werden muss.
Eine durchgehende Nummerierung, automatisch verwaltet
Cantia vergibt jeder Rechnung eine eindeutige, chronologische Nummer, ohne je eine Nummer wiederzuverwenden oder ein Duplikat zwischen mehreren Quellen zu erzeugen.
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