Ein mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen muss Rechnungen ausstellen, die bestimmte formelle Anforderungen erfüllen. Das ist keine blosse Papierkram-Frage: Eine unvollständige Rechnung kann beim Kunden den Vorsteuerabzug verweigern lassen oder bei einer Kontrolle der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) angreifbar werden.
Die Liste der erwarteten Angaben
Name und vollständige Adresse des ausstellenden Unternehmens sowie des Empfängers
UID-Nummer / MWST-Nummer des ausstellenden Unternehmens
Ausstellungsdatum der Rechnung sowie Datum oder Zeitraum der Leistung, falls abweichend
Ausreichend präzise Beschreibung von Art und Umfang der Leistung
Betrag der Gegenleistung und anwendbarer MWST-Satz (in der Regel 8,1 % für Bauleistungen)
Betrag der MWST, gesondert ausgewiesen oder durch einen klaren Vermerk des Satzes, falls der Preis inkl. MWST angegeben ist
Unter CHF 400.- genügt eine vereinfachte Rechnung
Bei Kleinbeträgen muss weder der Name des Empfängers noch der genaue MWST-Satz angegeben werden. Die UID-Nummer und der Bruttobetrag bleiben hingegen obligatorisch.
Die QR-Rechnung bringt eigene Anforderungen mit
Eine QR-Rechnung muss zusätzlich dem Schweizer Zahlungsstandard entsprechen (gültige IBAN oder QR-IBAN, QR-Referenz oder ohne Referenz je nach verwendetem Konto, strukturierte Adresse mit getrennter PLZ und Ort gemäss Version 2.3 der Norm). Ein nicht konformes Format kann von manchen Banken zurückgewiesen werden oder beim Scannen auf Kundenseite einen Fehler erzeugen.
Konforme Rechnungen, ohne darüber nachzudenken
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