Eine zehn Tage überfällige Rechnung ist fast nie ein Signal für Zahlungsunwilligkeit. Es ist eher ein Zeichen dafür, dass sie in einem Poststapel, einer überfüllten Mailbox oder einer angehaltenen und dann vergessenen Überweisung untergegangen ist. Jede Verzögerung ab dem ersten Tag wie eine Konfrontation zu behandeln, beschädigt Beziehungen, die überhaupt nicht konfliktbeladen waren.
Drei Stufen, nicht nur ein Ton
Neutrale Erinnerung, direkt am Tag nach Fälligkeit: «Kurze Erinnerung, die Rechnung Nr. XXX ist fällig, konnten Sie sie bereits bearbeiten?», ohne jeden Vorwurf, nur ein Hinweis
Bestimmte Mahnung, eine Woche später: Hinweis auf die überschrittene Fälligkeit, ausdrückliche Erwähnung des anwendbaren Verzugszinses (5 % pro Jahr gemäss Art. 104 OR), Forderung nach einer konkreten Zahlungsfrist
Formelle, schriftliche Mahnung mit klarer letzter Frist: die Stufe, die – falls nötig – ein Betreibungsverfahren vorbereitet
Das Detail, das alles verändert: nie einen Kunden mahnen, der bereits bezahlt hat
Nichts schadet einer Beziehung mehr als eine Mahnung an einen Kunden, der drei Tage zuvor bezahlt hat. Das ist der beste Weg, ein einfaches Versehen in echte Spannung zu verwandeln – und dabei völlig vermeidbar, sobald jede eingegangene Zahlung automatisch über die QR-Referenz der zugehörigen Rechnung zugeordnet wird, ohne von einer manuellen Kontrolle des Kontoauszugs abzuhängen.
Was besser funktioniert als ein harter Ton
Einen Ratenzahlungsplan anzubieten, löst oft Situationen, in denen eine schroffe Mahnung nur festfährt. Ein Kunde in echter Liquiditätsnot, der sich ernst genommen fühlt, zahlt in der Regel schneller als ein Kunde, dem man Vorwürfe macht. Die Mahnung soll nicht klären, wer recht hat; sie soll das Geld so schnell wie möglich hereinbringen, ohne den Kunden für die nächste Baustelle zu verlieren.
Und für Fälle, die über eine einfache Mahnung hinausgehen (ein Kunde, der dauerhaft unerreichbar ist, ein hoher Betrag, eine ausdrückliche Zahlungsverweigerung), ändert sich die Fragestellung: Dann muss ernsthaft ein Betreibungsverfahren geprüft werden, mit seinen eigenen Kosten und Fristen, die man kennen sollte, bevor man sich darauf einlässt.
Wissen, wer was schuldet, ohne zu suchen
Das Rechnungs-Dashboard von Cantia zeigt auf einen Blick offene, fällige oder überfällige Rechnungen und gleicht jede eingegangene Zahlung per QR-Referenz ab, ohne versehentlich versendete Mahnungen.
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