Si possono gettare i preventivi e le fatture di un cantiere concluso da cinque anni? Il principio svizzero è semplice, ma il calcolo esatto del termine sorprende quasi tutti: non è mai la data del documento che conta, è la fine dell’esercizio contabile in cui si inserisce.
La regola: 10 anni, dalla fine dell’esercizio
L’art. 958f del Codice delle obbligazioni impone di conservare i libri contabili, i giustificativi (comprese le fatture emesse e ricevute), le relazioni sulla gestione e i rapporti di revisione per dieci anni. Il termine non decorre dalla data riportata sul documento, ma dalla fine dell’esercizio contabile a cui si riferisce.
L’esempio che rende ovvio il calcolo
Una fattura datata 15 marzo 2026, per un’azienda il cui esercizio termina il 31 dicembre, deve restare accessibile fino al 31 dicembre 2036, e non fino al 15 marzo 2036. Nove mesi in più rispetto a quanto la maggior parte delle persone calcola istintivamente.
Quali documenti sono interessati
Fatture emesse ai clienti e fatture ricevute da fornitori/subappaltatori
Preventivi accettati che fungono da base contrattuale (collegati alla contabilità del cantiere)
Libri contabili e giustificativi in senso lato
Relazioni sulla gestione e rapporti di revisione, se applicabili
Carta o digitale: cosa accetta davvero la legge
La legge non impone un supporto preciso: carta, forma elettronica, o qualsiasi forma equivalente vanno bene, a condizione che il collegamento con le operazioni interessate resti garantito e che l’accessibilità sia assicurata per tutta la durata legale. In pratica, una conservazione digitale ben salvata è ampiamente accettata, e infinitamente più rapida da ritrovare rispetto a una pila di raccoglitori cartacei frugati in un pomeriggio di controllo fiscale.
Perché conta, al di là dell’obbligo
Ritrovare rapidamente un preventivo o una fattura di un cantiere vecchio di diversi anni serve ben oltre la conformità legale: una controversia di garanzia che riemerge, un controllo fiscale, o semplicemente un cliente che richiede nuovamente una copia di un documento vecchio. Una classificazione per cantiere, ricercabile, evita di dover frugare in un disco rigido o in una casella email anni dopo, spesso nel momento peggiore per farlo.
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