In vielen kleinen Unternehmen wird eine akzeptierte Offerte noch von Hand erneut erfasst, um daraus eine Rechnung zu machen (manchmal in einer anderen Software, manchmal einfach durch Neueingabe jeder Zeile). Dieser im Alltag unsichtbare Schritt kostet Zeit und birgt ein vermeidbares Fehlerrisiko.
Warum die Doppelerfassung noch immer so oft besteht
Offerte und Rechnung werden in zwei unterschiedlichen Werkzeugen erstellt, ohne Verbindung zwischen ihnen
Ein und dieselbe Software behandelt Offerten und Rechnungen als zwei unabhängige, nicht verknüpfte Module
Die Gewohnheit, vor der Fakturierung «sicherheitshalber» nochmals über eine Tabelle zu gehen
10-20 Min.
im Durchschnitt verlorene Zeit, um eine akzeptierte Offerte für eine Rechnung erneut zu erfassen, in einem Unternehmen ohne verbundene Software
Was ein echter Prozess ohne Doppelerfassung ermöglichen muss
Eine akzeptierte Offerte muss sich mit einem einzigen Klick in eine Rechnung verwandeln lassen, mit denselben Zeilen, denselben Preisen und denselben Mengen — mit nur der Möglichkeit, bei Bedarf anzupassen (Anzahlung, Schlussrabatt). Das Risiko eines Abschreibfehlers verschwindet durch die Konstruktion, nicht durch Wachsamkeit.
Weniger Doppelerfassung bedeutet auch weniger Kundenreklamationen
Eine bis auf den Rappen mit der akzeptierten Offerte identische Rechnung lässt viel weniger Raum für eine Kundenreklamation als eine abgeschriebene Rechnung mit Mengen- oder Preisabweichung.
Eine akzeptierte Offerte wird mit einem Klick zur Rechnung
Cantia verwandelt eine akzeptierte Offerte automatisch in eine Rechnung, ohne erneute Eingabe und ohne Abschreibfehler.
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